LA ERA DIGITAL, ES UNA REALIDAD EN LOS CONSORCIOS
La nueva forma de gestión simple, ordenada y transparente, que minimiza procesos administrativos, agiliza tiempos de respuesta, unifica canales de comunicación y otorga beneficios para consorcistas, administradores y proveedores.
Se realiza a través de un software que brinda los diferentes módulos que en su conjunto conforman la plataforma digital de servicios únicos, que utiliza el administrador, el consorcio y los proveedores.
La plataforma permite transformar el consorcio a un formato digital, cumpliendo con las normativas vigentes para la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
El software almacena la información de gestión administrativa, contable, financiera y judicial, centralizando toda la documentación en un solo sitio, el cual se aloja en la nube (como google, microsoft).
El acceso a la información se realiza desde cualquier dispositivo y lugar físico, el único requisito es tener internet (3G, 4G o wifi).
SERVICIOS Y BENEFICIOS
La digitalización interactiva brinda beneficios inmediatos, simplificando la gestión de las partes, sumando una mayor transparencia en la conducción del consorcio. Los propietarios e inquilinos pueden acceder a un control más efectivo de todos los movimientos del consorcio en forma rápida y sencilla.
La plataforma consta de un portal web, app para propietarios e inquilinos, fácil de utilizar, con interfaz gráfica intuitiva. Algunos servicios y beneficios:
- Liquidación de Expensas digital, cumpliendo con el modelo de “Mis Expensas” del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires.
- Reservas de amenities online.
- Gestión de reclamos y trabajos en UF o espacios comunes.
- Envío de convocatoria de reuniones a propietarios
- Envío de información y anuncios
- Reglamentos, actas, presupuestos y comprobantes compartidos en forma digital
- Pago de expensas con solo presionar un botón
- Reuniones virtuales (algunos softwares y en forma de prueba)
Tiempos de implementación
La transformación es muy ágil, durante el primer mes se digitalizan los datos de proveedores y las expensas, luego se prioriza el resto, según corresponda (amenities, gestión de trabajos, documentación, pago de expensas automatizado...). Hay requisitos que hay que tener en cuenta y que hasta no tenerlos en forma completa, pueden retrasar la finalización de la transformación, ejemplo; dirección de correo electrónico de cada unidad funcional. Una transformación al 100% puede llevar desde 2 a 6 meses, hay posibilidad de solo realizar parte (lo mas importante y el resto manejarlo de una forma tradicional).
Costos
El costo es muy accesible, es una suscripción que se abona mensualmente y se prorratea en las expensas. Existen varios proveedores de la plataforma, pero son pocos los que realmente cumplen con la exigencia para tener una transformación digital, que pueda mantenerse a través del tiempo.
Aclaración muy importante!
El software lo selecciona el administrador del consorcio y el costo está a cargo del consorcio.
Como debe abordar la TD un Administrador
El administrador es quien ofrece sus servicios a los consorcios, por tal motivo es quien decide como desarrolla sus actividades profesionales, puede que también el consorcio solicite el paso a digitalización, pero es menos factible esto último. Describiremos los dos casos más factibles.
Asunción del administrador en el consorcio o renovación del mandato
Debido a que los costos mensuales de digitalización del consorcio, los abona el mismo consorcio, el administrador debe informar cuando eleva el presupuesto, como desarrollara sus actividades profesionales. En caso de contratación, en la asamblea de asunción de mandato, el administrador tiene que informar el costo de la TD y debe quedar asentado en el acta de la asamblea.
Si el consorcio ya se encuentra digitalizado, el administrador informara si continua con la plataforma actual o desea cambiar, cualquiera sea el resultado, debe quedar escrito en el acta de la asamblea.
EL administrador desea digitalizar el consorcio durante la vigencia del mandato
El administrador tiene que presentar un presupuesto informando los costos, luego debe convocar a una asamblea extraordinaria con el orden del día "Digitalización de la gestión administrativa del consorcio" o alguna descripción que informe la tarea. Luego en la asamblea se decide si se acepta o no.
El administrador no puede proceder a realizar cambios sin autorización del consorcio.
- El administrador se encuentra obligado a informar cualquier costo adicional que el consorcio deba asumir en sus expensas -